ระบบการจัดการรายงาน (Management Report System; MRS)
หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทารายงานหรือเอกสารสาหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโดยจะส่งต่อไปยังฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องตามระยะเวลาที่กาหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทางานของระบบจัดการรายงาน จะถูกใช้สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการคุณสมบัติของระบบจัดการรายงาน
1. สนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กาหนด และนาเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกาหนดไว้
4. สารสนเทศส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทางาน เช่น ระบบสานักงานที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทารายงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต
ความแตกต่างของรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS
MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สาหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร
TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์ เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ
ประเภทของรายงาน
1. รายงานที่จัดทาเมื่อต้องการ (Demand reports)
-มีการจัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้า
-จัดทาเมื่อได้รับคาขอตามหัวข้อที่ต้องการ
-เป็นรายงานที่ใช้สาหรับสนับสนุนการตัดสินใจ
-เช่น รายงานการแสดงสาเหตุที่ทามีการทางานล่วงเวลามากเกินไป (แสดงการผลิต, จานวนชั่วโมงที่ต้องทางานในแต่ละงาน, จานวนการทางานล่วงเวลาของแต่ละงาน)
2. รายงานที่ทาตามระยะเวลากาหนด (Schedule reports)
-กำหนดเวลาและรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า
-แสดงข้อมูลการดาเนินงานตามช่วงเวลา
-ลักษณะคล้ายกับข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูลและการสรุปข้อมูลลงไป
-เช่น รายงานตารางเวลาการผลิต เป็นรายวัน รายเดือน รายปี
3. รายงานสรุป (Summarized reports)
เป็นการทารายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จานวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports)
-จัดทาเมื่อมีเกณฑ์เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ
-เกิดตามเงื่อนไขซึ่งมักจะไม่ปกติ
-ระบุข้อมูลที่จาเป็นต่อผู้บริหารในการตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น
5. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report)
-ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร
-อาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์
ลักษณะของสารสนเทศในระบบจัดทารายงาน
1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกาลังทาการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควรบรรจุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้องไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรจุสารสนเทศทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กาลังกระทาอยู่ในขณะนั้น
4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น