วัตถุประสงค์ของระบบประมวลผลรายการ
1. ลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการใช้มือทางาน
2. เพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการทางานได้
3. ป้องกันการสูญหายของข้อมูล
4. ลดการทางานซ้าซ้อน
5. สารสนเทศที่เกิดจากระบบประมวลผลสามารถเป็นข้อมูลพื้นฐานของระบบย่อยอื่น ๆ ในระบบสารสนเทศได้
หน้าที่ของระบบประมวลผลรายการ
1. การบันทึกรายการหรือบันทึกบัญชี เก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทางการบัญชีในแต่ละวัน
2. การออกเอกสาร ทาหน้าที่ในการออกเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวัน เช่น การออกใบกากับภาษี ใบส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน
3. การควบคุมรายงาน ทาหน้าที่ในการออกรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดาเนินงานขององค์กร เช่น รายงานการขายในแต่ละวัน
ระบบย่อยประมวลผลรายการ
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนการดาเนินงานของธุรกิจให้เป็นระบบ โดยออกแบบจากการปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจจริง ช่วยส่งเสริมให้องค์กรประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยสามารถจาแนกตามหน้าที่ทางธุรกิจได้ ดังต่อไปนี้
1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี
2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน
3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด
4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิต
5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล
1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System; AIS)
ทาหน้าที่รวบรวม จัดระบบ และนาเสนอสารสนเทศทางการบัญชี เพื่อช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ
เน้นความสาคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดค่าได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ ประกอบด้วย 2 ส่วนคือ
1.1 ระบบบัญชีทางการเงิน เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน วัตถุประสงค์หลัก คือ นาเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่ สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ
1.2 ระบบบัญชีผู้บริหาร เป็นการนาเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ
2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System) จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดาเนินงาน การจัดการเงินสดหมุนเวียน มีหน้าที่ 3 ประการ ดังนี้
2.1 การพยากรณ์ (Forecast) ศึกษาวิเคราะห์ การคาดการณ์ การกาหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยใช้หลักการทางสถิติและแบบจาลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ
2.2 การจัดการด้านการเงิน (Financial Management) คือการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้น หรือตราสารทางการเงิน
2.3 การควบคุมทางการเงิน (Financial Control) เป็นการติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดาเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กาหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดาเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ
3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System) แบ่งเป็นระบบย่อยตามหน้าที่รับผิดชอบดังนี้
3.1 ระบบสารสนเทศสาหรับการขาย ประกอบด้วย
3.1.1 ระบบสารสนเทศสาหรับสนับสนุนการขาย จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดาเนินงานของฝ่ายขาย เพื่อให้การขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ระบบต้องการอาจจะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะทาการขาย รูปแบบ ราคา และการโฆษณาต่าง ๆ
3.1.2 ระบบสารสนเทศสาหรับวิเคราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกาไรหรือขาดทุนของผลิตภัณฑ์ ความสามารถของพนักงานขาย ยอดขายของแต่ละเขตการขาย รวมทั้งแนวโน้มการเติมโตของสินค้า
3.1.3 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิเคราะห์ลูกค้า จะช่วยในการวิเคราะห์ลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงรูปแบบของการซื้อและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ เพื่อธุรกิจจะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
3.2 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิจัยตลาด ประกอบด้วย
3.2.1 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิจัยลูกค้า การวิจัยลูกค้าจะต้องทราบสารสนเทศที่เกี่ยวกับลูกค้าในด้านสถานะทางการเงิน การดาเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยม และพฤติกรรมการบริโภค
3.3.2 ระบบสารสนเทศสาหรับการวิจัยตลาด ให้ความสาคัญกับการหาขนาดของตลาดของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่จะนาออกจาหน่าย ซึ่งอาจจะครอบคลุมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว สารสนเทศที่จาเป็นที่ต้องการของการวิจัยตลาดคือ สภาวะและแนวโน้มทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ชนิดเดี่ยวกันในตลาด รวมทั้งภาวการณ์แข่งขันของผลิตภัณฑ์
3.3.3 ระบบสารสนเทศสาหรับการส่งเสริมการขาย เน้นแผนงานทางด้านการโฆษณาและส่งเสริมการขาย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการขาย เพิ่มยอดขายสินค้าและเพิ่มส่วนแบ่งตลาดให้สูงขึ้น สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของสินค้าทุกชนิดในบริษัท เพื่อให้รู้ว่าสินค้าตัวใดต้องทาการวางแผนการส่งเสริมการขายอย่างไร
3.3 ระบบสารสนเทศสาหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการ วิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ลักษณะและความต้องการของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือผลิตภัณฑ์ที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าแต่ยังไม่มีตลาด สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของผลิตภัณฑ์ประเภทเดี่ยวกันในอดีต
3.4 ระบบสารสนเทศสาหรับการพยากรณ์การขาย ใช้ในการวางแผนการขาย แผนการทากาไรจากสินค้าหรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของบริษัท ซึ่งจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวางกาลังคน และงบประมาณที่จะใช้เกี่ยวกับการขาย โดยสารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายในอดีต สถานะของคู่แข่งขัน สภาวการณ์ของตลาด และแผนการโฆษณา
3.5 ระบบสารสนเทศสาหรับการวางแผนกาไร เน้นการวางแผนกาไรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของธุรกิจ โดยสารสนเทศต้องการคือ สารสนเทศจากการวิจัยตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคู่แข่งขัน การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา
3.6 ระบบสารสนเทศสาหรับการกาหนดราคา ซึ่งต้องคานึงถึง ความต้องการของลูกค้า คู่แข่งขัน กาลังซื้อของลูกค้า สารสนเทศที่ต้องการคือ ตัวเลขกาไรของผลิตภัณฑ์ในอดีต เพื่อทาการปรับปรุงให้ได้สัดส่วนของกาไรที่ต้องการ
3.7 ระบบสารสนเทศสาหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย โดยดูจากรายงานของผลการทากาไรกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคลื่อนของค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการขายรวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น เงินเดือน ค่าโฆษณา ค่าส่วนแบ่งการขาย
4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Production and Information System) เน้นผู้ผลิตสามารถพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจานวนมากหรือน้อยจนเกินไปตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม
5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System; HRIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดาเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผนการจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดาเนินงานการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้
5.1 ข้อมูลตัวบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์กร
5.2 ผังองค์กร แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกาลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
5.3 ข้อมูลจากภายนอก เช่น การสารวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ
